Oleh : Ahmad Usman
Dosen Universitas Mbojo Bima
Inipasti.com, Sungguh terkesima dengan petuah-petuah bijak nan arif berikut. “Aku pikir agar hubungan apa pun berhasil, perlu ada komunikasi yang penuh kasih, penghargaan, dan pengertian” (Miranda Kerr). “Penting untuk memastikan bahwa kita berbicara satu sama lain dengan cara yang menyembuhkan, bukan dengan cara yang melukai” (Barack Obama). “Jika Anda berbicara dengan seseorang dalam bahasa yang dia mengerti, itu akan masuk ke kepalanya. Jika Anda berbicara dengannya dalam bahasanya, itu masuk ke hatinya” (Nelson Mandela). “Jika kamu hanya berkomunikasi, kamu bisa bertahan. Tetapi, jika kamu berkomunikasi dengan terampil, kamu dapat melakukan keajaiban” (Jim Rohn).
Rentetan petuah-petuah bijak nan arif di atas mengisyaratkan betapa pentingnya menata komunikasi bagi siapapun, tak ketinggalan mereka yang menggeluti profesi public relations. Karenanya, public relations dituntut seni berkomunikasi, dan ini menjadi kiat, tips, taktik, strategi menuju suksesnya pekerja public relations.
Esensi seni sebagai tindakan simbolik yang di dalamnya terjadi proses komunikasi estetik tentang nilai-nilai yang mereka miliki. Komunikasi adalah seni, gunakan hati untuk menampilkan keindahannya saat bicara. Menggunakan tutur kata yang menyenangkan dan komunikasi yang baik membantu kita membentuk dan memelihara hubungan damai.
Dalam seni berkomunikasi, setidaknya ada empat perangkat yang bekerja yakni pengirim pesan (communicator), penerima pesan (communicant), pesan (message), dan media. Yang sering terjadi adalah ketika komunikator menyampaikan A, komunikan menangkapnya menjadi A- atau bahkan malah B. Ketidaksinkronan interpretasi semacam ini dijelaskan McCloskey (Yoga Dwi, 2019) dalam empat asumsi. Pertama, asumsi komunikator menjelaskan bahwa komunikator memiliki kemampuan yang berbeda dalam menyampaikan pesan. Ada yang senang mendeskripsikan dengan detail yang baik, namun ada pula yang lebih senang praktis. Tak jarang ada pula yang kurang mampu menjelaskan apa yang ada di dalam benaknya. Apabila komunikator tidak mampu berkomunikasi dengan baik, maka, yang terjadi ialah kecacatan dalam memberikan sebuah pesan. Yang ke dua adalah asumsi komunikan, berkaitan dengan interpretasi manusia yang berbeda-beda antara satu dengan yang lainnya. Interpretasi terhadap sesuatu akan sangat tergantung pada field of experience dari masing-masing orang. Saat komunikator menyatakan “aku ingin bunga yang lebih besar”, ada komunikan yang menangkapnya sebagai bunga secara literal, namun ada juga yang memaknainya sebagai bunga bank. Di sini, intelligence level menjadi alasan perbedaan interpretasi komunikan yang satu dengan lainnya.
Kemudian, ada asumsi pesan yang meyakini bahwa pesan berupa informasi merupakan hal yang abstrak. Sifatnya tidak nyata dan cukup sulit untuk dijelaskan sesuai dengan yang dimaksudkan komunikator. Dalam film “Jagad X Code” beberapa tahun lalu, flash disk menjadi pesan yang diperdebatkan oleh baik komunikator maupun komunikan yang sama-sama tidak memiliki gambaran mengenai apa itu flash disk. Terakhir asumsi media, yaitu keyakinan bahwa penggunaan media kadang diperlukan dalam penyampaian pesan. Ada banyak sekali media dan media dalam media yang bisa membantu seseorang untuk mengirim dan menangkap pesan dengan lebih baik. Namun demikian, ada kalanya muncul noise atau gangguan yang menghambat kinerja media ini.
Terdapat 5 hal yang patut mendapatkan pencermatan sehingga komunikasi menjadi efektif. Saya sebut sebagai seni berkomunikasi untuk kelima hal ini. Mengapa? Karena, pada hakikatnya, berkomunikasi itu ada seninya, tidak melulu teori (I Ketut Suweca, 2021)
Pertama, seni mendengar. Tidak hanya kemampuan berbicara, kesediaan menjadi pendengar yang baik pun sangat dibutuhkan dalam komunikasi. Menjadi pendengar yang baik merupakan salah satu faktor penentu keseberhasilan dalam berkomunikasi. Saat Anda berbicara, pendengar yang seharusnya mendengar, tidak mendengar. Misalnya, ia malah asyik ngobrol dengan orang yang duduk di sebelahnya. Atau, asyik bermain gadget. Apa yang Anda rasakan? Tidak merasa nyaman, bukan? Menjadi pendengar yang baik sama artinya memperlakukan pembicara dengan baik, menghormatinya dengan cara bersungguh-sungguh memerhatikannya. Inilah etika menjadi pendengar yang, dalam beberapa kasus, kurang diperhatikan.
Kedua, seni melihat. Pada saat mendengar, lihatlah lawan bicara. Jangan membawa pandangan ke arah lain terus-menerus. Sebaliknya, jangan pula melotot tanpa kedip terus-menerus memandang lawan bicara, tidak elok juga. Sesekali melihatnya tatkala senang berbicara, lalu lempar pandangan ke arah lain, demikian seterusnya.
Ketiga, seni memahami. Pada saat orang lain berbicara, berusahalah memahami apa yang dibicarakannya. Berupayalah agar Anda mengetahui apa saja yang menjadi isi pembicaraannya. Tanpa memahami isi pembicaraan, Anda sudah membuang-buang waktu percuma. Pada kenyataannya, banyak orang sekadar hadir dan sekadar mendengar, tapi sesungguhnya tidak sedang mendengar. Ia tidak fokus pada materi yang dibicarakan. Ia hanya sekadar hadir secara fisik di pertemuan, tetapi tidak mendapatkan tambahan informasi atau wawasan apa pun dari pertemuan itu.
Keempat, seni bertanya. Dalam sebuah pembicaraan, adakalanya kita perlu bertanya tentang sesuatu hal. Maksudnya tiada lain untuk mendapatkan informasi tambahan atau lanjutan. Atau, mungkin karena kita belum mengerti dengan gamblang tentang materi yang dipaparkan sehingga merasa perlu mendapat penjelasan lanjut.
Akan tetapi, bertanya tidak melulu dilakukan hanya karena ketidakmengertian, bahkan untuk menjaga komunikasi dua arah. Tanpa feed-back dari Anda sebagai pendengar, pembicara mungkin akan sulit untuk mengukur apakah Anda paham atau belum dengan materi yang disampaikan.
Kelima, seni menjawab. Ketika kepada Anda diajukan pertanyaan, maka Anda punya kewajiban untuk menjawabnya, bukan? Lalu, bagaimana bisa menjawab pertanyaan dengan baik? Jawablah pertanyaan dengan penjelasan secukupnya. Tidak bertele-tele atau ngalor-ngidul. Kalau bertele-tele, jangan-jangan si penanya malah menjadi bingung dengan apa yang Anda katakan. Jawaban yang singkat, padat, dan to the point, sangat diharapkan. Kalau pun diperlukan contoh, berikan contoh seperlunya.
Kembali ke soal peran atau lakon public relations. Di antara lakon atau peran yang dimainkan public relations, yakni interpreter atau in the middle dan lubricant (Tamin, 2004). Interpreter atau in the middle, yaitu PR berperan sebagai sumbu antara manajemen dengan publik internal maupun eksternal. PR harus mampu menginterpretasikan dinamika dan kebutuhan serta perilaku publik terhadap manajemen dan sebaliknya. Selain itu, sebagai lubricant, pelumas atau pelicin untuk terciptanya hubungan internal yang harmonis dan efisien. Peran ini memungkinkan PR mencegah timbulnya kemungkinan friksi-friksi atau perpecahan dalam organisasi.
Keberhasilan kegiatan komunikasi PR secara efektif banyak ditentukan oleh penentuan strategi komunikasi. Di lain pihak jika tidak ada strategi komunikasi yang baik efek dari proses komunikasi, terutama komunikasi media massa, bukan tidak mungkin akan menimbulkan pengaruh negatif. Strategi komunikasi sendiri menurut Rogers (Cangara, 2014), sebagai suatu transfer ide-ide baru dalam skala yang lebih besar yang dirancang untuk mengubah tingkah laku manusia. Strategi komunikasi adalah perencanaan yang efektif dalam penyampaian pesan sehingga mudah dipahami oleh komunikan dan bisa menerima apa yang telah disampaikan sehingga bisa mengubah sikap atau perilaku seseorang (Effendy, 2011).
Strategi komunikasi harus mampu menunjukan bagaimana opersionalnya secara praktis harus dilakukan, dalam arti kata bahwa pendekatan (approach) bisa berbeda sewaktu-waktu bergantung pada situasi dan kondisi (Kalianda, 2018).
Ada dua alasan, mengapa kegiatan komunikasi memerlukan strategi. Pertama, karena pesan yang kita sampaikan harus diterima dalam arti receive tetapi ada juga accepted. Kedua, agar kita bisa mendapatkan respon yang diharapkan. Dalam hal ini, strategi tidak bisa dipisahkan dari proses komunikasi yang melibatkan komponen-komponen seperti komunikator, pesan, saluran, komunikan dan efek. Strategi adalah langkah-langkah atau jalan-jalan petunjuk yang meyakinkan yang harus ditempuh dalam mencapai tujuan, strategi sifatnya jangka panjang, sedangkan taktik sifatnya jangka pendek. Strategi dan taktik adalah cara untuk melaksanakan perencanaan (Kalianda, 2018).
Muara Akhir Strategi Komunikasi
Strategi komunikasi yang merupakan panduan dari perencanaan komunikasi dan manajemen komunikasi untuk mencapai suatu tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut strategi komunikasi harus dapat menujukkan bagaimana operasionalnya secara taktik yang harus dilakukan (Effendy, 2011).
Strategi komunikasi memiliki tujuan (Liliweri, 2011) sebagai berikut. Pertama, memberitahu (announcing), tujuan utama dari strategi komunikasi adalah untuk menginformasikan, khususnya untuk menginformasikan kapasitas dan kualitas informasi (salah satu tujuan pertama dari strategi komunikasi adalah untuk menginformasikan ketersediaan informasi). Oleh karena itu, informasi yang diiklankan sejauh mungkin terkait dengan informasi utama dari semua informasi penting tersebut. Kedua, memotivasi (motivating), informasi yang disebarluaskan harus mampu memajukan masyarakat. Ketiga, mendidik (educating), setiap informasi yang disebarluaskan harus disampaikan bersifat mendidik. Keempat, menyebarkan infomasi (informing), Tujuan dari strategi komunikasi adalah untuk menyebarkan informasi kepada khalayak atau khalayak sasaran. Segala upaya dilakukan untuk memastikan bahwa informasi yang disebarluaskan adalah akurat dan terkini. Apalagi jika informasi tersebut bukan hanya sekedar pengumuman, atau motivasi belaka, tetapi juga mengandung unsur pendidikan. Ini disebut strategi informasi. Kelima, mendukung perbuatan keputusan (suppoting decision making) dalam pengambilan keputusan, informasi dikumpulkan, diklasifikasikan, dan dianalisis sehingga dapat digunakan sebagai informasi kunci untuk pengambilan keputusan.
Setiap strategi dalam bidang apapun seperti halnya strategi komunikasi harus didukung dengan teori. Teori merupakan pengetahuan berdasarkan pengalaman yang sudah diuji kebenarannya. Dalam hal ini teori yang akan mendukung strategi komunikasi adalah teori komunikasi yang dikemukakan Harold D. Lasswell. Paradigm Lasswell atau yang sering dikenal dengan formula Lasswell tertuang dalam karyanya, The structure an Function of Communication in Society. Lasswell mengatakan bahwa proses komunikasi dapat dijelaskan dengan sangat baik oleh pernyataan sederhana, “who says what in which channel to whom with what effect (Siapa mengatakan apa kepada siapa di dalam saluran apa dengan dampak apa)” (Effendy, 2011).
Menurut R. Wayne Pace, Brent D. Peterson dan M. Dallas Burnett (Sudarman, 2018), bahwa strategi komunikasi memiliki tiga tujuan, yaitu : 1. To secure understanding–memastikan pesan diterima oleh komunikan. 2. To establish acceptance–membina penerimaan pesan. 3. To motivate action–kegiatan yang dimotivasi.
Quinn (Ruslan, 2009) menyatakan, agar suatu strategi dapat efektif dilaksanakan dalam sebuah program, maka ia harus mencakup beberapa hal.
Pertama, tujuan. Objektif atau tujuan yang jelas dan menentukan semua ikhtiar diarahkan untuk mencapai pemahaman yang jelas, menentukan dan bisa mencapai keseluruhan tujuan. Tujuan tersebut tidak perlu dibuat secara tertulis namun yang penting bisa dipahami dan menentukan.
Kedua, inisiatif. Strategi inisiatif menjaga kebebasan bertindak dan memperkaya komitmen. Strategi mesti menentukan langkah dan menetapkan tindakan terhadap peristiwa, bukannya bereaksi terhadap satu peristiwa.
Ketiga, konsentrasi. Konsentrasi dengan memusatkan kekuatan yang besar untuk waktu dan tempat yang menentukan.
Keempat, fleksibilitas. Strategi hendaknya diniatkan untuk dilengkapi penyanggad an dimensi untuk fleksibilitas dan manuver.
Kelima, kepemimpinan. Kepemimpinan yang memiliki komitmen dan terkoordinasi. Strategi hendaknya memberikan kepemimpinan yang memiliki komitmen dan tanggung jawab terhadap pencapaian tujuan pokok.
Keenam, kejujuran. Sebuah strategi hendaknya dipersiapkan untuk memanfaatkan kerahasiaan dan kecerdasan untuk menyerang lawan pada saat yang tidak terduga.
Ketujuh, keamanan. Strategi itu mesti mengamankan seluruh organisasi dan semua operasi penting organisasi.
Strategi Komunikasi Public Relations
Public relations pada era globalisasi saat ini memiliki peranan penting bagi perusahaan, karena seorang public relations merupakan jembatan penting untuk membangun hubungan perusahaan dengan masyarakat. Dalam langkah untuk membangun pola komunikasi dan hubungan kepada masyarakat, mewajibkan public relations menggunakan strateginya agar pola hubungan masyarakat dengan perusahaan tetap terjalin sebagaimana mestinya.
Linggar (Setyoko, 2015) menjelaskan bahwa hubungan masyarakat atau public relations merupakan usaha meciptakan hubungan harmonis antara suatu badan atau organisasi dengan masyarakat melalui suatu proses komunikasi timbal balik atau dua arah.
Dozier dan James (Ratnasari et al., 2018) mengungkapkan peran humas selanjutnya adalah sebagai fasilitator komunikasi (communication facilitator). Dalam hal ini, public relations atau humas bertindak sebagai penghubung, penerjemah, dan mediator antara organisasi dan publik. Menurut (Pratiwi dalam Sari dan Achmad Supriyanto, 2022). Humas sebagai fasilitator komunikasi berperan sebagai jembatan komunikasi antara organisasi dengan publiknya. Selain itu, humas menjadi mediator ketika terjadi miss communication antara organisasi dengan publiknya. Kemudian humas perlu melakukan mediator bagi publik internal dan publik eksternal organisasi yang diwakilinya. Humas juga bertugas menjadi mediator bagi publik internal yaitu bagian-bagian yang ada di organisasi yang diwakilinya. Humas pun perlu menjadi mediator antara organisasi dan publik eksternalnya yaitu masyarakat luas. Adanya peran humas pada setiap lembaga / perusahaan / institusi adalah suatu bentuk yang sifatnya wajib ada sebagai peran yang fungsional dalam hal menyebarkan informasi terkait suatu kegiatan perusahaan tersebut baik di dalam ataupun ke luar perusahaan khususnya kepada masyarakat sehingga peran dan fungsi humas memiliki kepentingan terkait dalam mengembangkan perusahaan (Anggraini, et al., 2021).
Peran public relations adalah mempublikasikan atau mengkomunikasikan sebuah informasi atau kegiatan-kegiatan penting bagi khalayak (Suherman, 2018). Dengan melaksanakan sebuah strategi, dapat membantu suatu instansi tersebut mencapai tujuannya.
Sebelum merencanakan suatu strategi, terdapat komponen utama penting yang dapat dilakukan oleh seorang public relations (Harris dan Patricia T. Whalen, 2006).
Pertama, publications (publikasi dan publisitas). Menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas suatu instansi agar dapat memperoleh respon positif secara lebih luas dari khalayak.
Kedua, event (menyusun program acara). Merancang suatu kegiatan tertentu seperti contoh mengadakan special event atau event besar yang dilakukan dalam jangka waktu, tempat, dan objek tertentu yang bertujuan untuk mempengaruhi opini publik.
Ketiga, news (menciptakan berita). Membuat dan menciptakan berita dengan memproduksi news release, bulletin, news letter dan lain-lain. Seorang public relations harus memiliki kemampuan untuk menulis yang bertujuan untuk menciptakan publisitas yang baik.
Keempat, Community involvement. Public relations berhubungan langsung dengan sekelompok masyarakat tertentu yang bertujuan untuk menjaga hubungan baik antara organisasi atau instansi yang diwakilinya dengan komunitas tersebut.
Kelima, inform or image. Memberitahukan sesuatu kepada publik atau menarik perhatian. Diharapkan dengan dilakukannya hal tersebut dapat memperoleh tanggapan dan citra positif terhadap instansi atau organisasi tersebut yang di mana melalui suatu proses
“nothing” diupayakan menjadi “something”. Dari yang tidak tahu menjadi tahu, setelah tahu menjadi suka, dan kemudian diharapkan timbul sesuatu (something) yaitu berupa citra.
Keenam, lobbying and negotiation. Seorang public relations harus memiliki kemampuan melobi dan negosiasi yang baik agar seluruh rencana, ide atau gagasan yang telah direncanakan terlaksana sesuai dengan keinginan.
Ketujuh, social responsibility. Merupakan aspek tanggung jawab sosial sebuah perusahaan dan sebagai bentuk kepedulian suatu instansi terhadap khalayak atau sekitarnya. Public relations memiliki peranan sangat penting dalam penyusunan dan perencanaan strategi public relations. Perencanaan merupakan proses dari manajemen. Dengan dilakukan perencanaan yang baik diharapkan seluruh kegiatan ataupun aktivitas suatu instansi berhasil dan sesuai dengan tujuan instansi tersebut.
Menurut Cutlip, Center dan Broom (Ruslan, 2008), pelaksanaan strategi PR dalam berkomunikasi dikenal dengan istilah “7-Cs PR Communications”. a) Credibility yaitu komunikasi dimulai dari suasana saling percaya yang diciptakan oleh pihak komunikator secara sungguh-sungguh untuk melayani publik yang memiliki keyakinan dan respek. b) Contex yaitu menyangkut sesuatu yang berhubungan dengan lingkungan sosial dan pesan yang disampaikan dengan jelas serta sikap yang partisipatif. c) Komunikasi efektif yang dibutuhkan untuk mendukung lingkungan sosial melalui pemberitaan di berbagai media. d) Content yaitu isi pesan yang menyangkut kepentingan orang banyak sehingga informasi dapat diterima sebagai suatu yang bermanfaat. e) Clarity yaitu pesan harus disusun dengan kata-kata yang jelas, mudah dimengerti serta memiliki pemahaman yang sama antara komunikator dengan komunikan. f). Continuity and consistency yaitu kontinitas dan konsistensi komunikasi merupakan proses yang tak pernah berakhir dan dilakukan secara berulang-ulang dengan berbagai variasi pesan, untuk mempermudah proses belajar, membujuk dan tema dari pesan tersebut harus konsisten. g. Channels yaitu saluran mempergunakan saluran media informasi yang tepat dan terpercaya serta dipilih oleh publik sebagai target utama. h. Capability of audience yaitu kapasitas dari pendengaran memperhitungkan kemampuan dari publik.
Strategi Komunikasi
Middleton (Polikarpus, Hafied, dan Muhadar, 2014) menyatakan bahwa strategi komunikasi adalah perpaduan mulai komunikator, pesan saluran (media), penerima sampai pengaruh (efek) yang dirancang untuk mencapai tujuan komunikasi yang optimal.
Dalam strategi komunikasi terdapat 6 strategi yaitu, redundancy (repetition), carnalizing, informatif, persuasif, edukatif, dan koersif (Arifin dalam Lestari, 2023).
Pertama, redundancy atau repetition. Adalah cara mempengaruhi khalayak dengan jalan mengulang-ulang pesan kepada khalayak. Dengan teknik ini, banyak manfaat yang dapat ditarik darinya. Manfaat itu antara lain bahwa khalayak akan lebih memperhatikan pesan itu, karena justru berkontras dengan pesan yang tidak diulang-ulang, sehingga ia lebih banyak mengikat perhatian. Dalam teknik ini juga dapat menambah kedekatan antara komunikan dan komunikator jadi dapat lebih mudah pesan itu tersampaikan.
Kedua, canalizing adalah memahami dan meneliti pengaruh kelompok terhadap individu atau khalayak. Metode canalizing yaitu mempengaruhi khalayak menerima pesan yang disampaikan, lalu sedikit demi sedikit mengubah sikap dan pola pikirnya agar sejalan.
Ketiga, informatif. Informasi artinya memberikan pengertian, pengetahuan, tetapi juga harus informatif. Artinya, memberikan form, jadi mendidik. Teknik informasi adalah suatu bentuk isi pesan, yang bertujuan untuk mempengaruhi khalayak dengan jalan memberikan penerangan. Penerangan berarti menyampaikan sesuatu apa adanya, apa sesungguhnya, di atas fakta-fakta dan data-data yang benar serta pendapat-pendapat yang benar pula. Atau seperti ditulis oleh Sudiarja (2006) yakni : (a) memberikan informasi tentang fakta semata-mata, juga fakta bersifat kontroversial, atau (b) memberikan informasi dan menuntut ke arah pendapat. Teknik informasi ini, lebih ditujukan pada penggunaan akal pikiran khalayak, dan dilakukan dalam bentuk pernyataan berupa: keterangan, penerangan, berita dan sebagainya.
Keempat, persuasif. Persuasif berarti, mempengaruhi dengan jalan membujuk. Dalam hal ini khalayak digugah baik pikirannya, maupun dan terutama perasaannya. Perlu diketahui bahwa situasi mudah terkena sugesti ditentukan oleh; kecakapan untuk mensugesti atau menyarankan sesuatu kepada komunikan, dan mereka itu sendiri diliputi oleh keadaan mudah untuk menerima pengaruh. Jadi, di pihak mensugesti khalayak, dan menciptakan situasi bagaimana khalayak supaya mudah terkena sugesti, adalah proses kental sebagai hasil penerimaan yang tidak kritis dan direalisasikan dalam perbuatan kepercayaan atau cita-cita yang dipengaruhi orang lain. Dapat disimpulkan bahwa definisi komunikasi persuasif adalah proses komunikasi yang menggunakan kata-kata persuasif dengan tujuan mempengaruhi pendengarnya sesuai keinginan pembicara.
Kelima, edukatif. Teknik edukatif, sebagai salah satu usaha mempengaruhi khalayak dari suatu pernyataan umum yang dilontarkan, dapat diwujudkan dalam bentuk pesan yang akan berisi : pendapat, fakta-fakta, dan pengalaman-pengalaman. Mendidik berarti memberikan suatu ide kepada khalayak apa sesungguhnya, di atas fakta-fakta, pendapat dan pengalaman yang dapat dipertanggungjawabkan dari segi kebenaran, dengan disengaja, teratur dan berencana, dengan tujuan mengubah tingkah laku manusia ke arah yang diinginkan. Komunikasi edukatif adalah pola komunikasi yang dilakukan kepada pihak-pihak lain yang didasarkan atas semangat untuk meraih kemanfaatan secara individual dan sosial dengan tetap memperhatikan asas kepantasan, ketepatan, dan kearifan (Ahmad Fiqri dalam Lestari, 2023).
Keenam, koersif. Koersif berarti mempengaruhi khalayak dengan jalan memaksa. Teknik koersif ini biasanya dimanifestasikan dalam bentuk peraturan-peraturan, perintah-perintah dan intimidasi-intimidasi. Untuk pelaksanaannya biasanya di belakangnya berdiri suatu kekuatan yang cukup tangguh. Koersif atau bersifat memaksa, yaitu dengan cara memaksa dan memberi hukuman. Koersi adalah SOS bentuk akomodasi yang dilakukan atau dilaksanakan dengan mempergunakan tekanan.
Dalam melancarkan strategi komunikasi, hubungan antarmanusia dibina atas dasar hal-hal kecil yang mengakrabkan persahabatan, yang terbit dari kata hati yang tulus ikhlas, dan sebagai sikap positif dalam berkomunikasi. Ada beberapa contoh sikap positif yang perlu dikembangkan dalam untuk mendukung efektivitas komunikasi interpersonal.
Menurut Arifin (1994) agar pesan tersampaikan secara efektif, maka komunikan perlu menentukan langkah-langkah strategi komunikasi, sebagai berikut: mengenal khalayak; menentukan tujuan; menyusun pesan; danmenetapkan metode dan memilih media yang digunakan.
Kiat Sukses Public Relation
Dalam menjalankan tugasnya, public relations membutuhkan seni, kiat, tips, upaya, usaha, taktik, strategi, dan semacamnya.
Peran utama public relations pada intinya meliputi : sebagai communicator atau penghubung antara organisasi atau lembaga yang diwakili dengan publiknya; membina relationship, yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan saling menguntungkan dengan publiknya; peran back up management, yakni sebagai pendukung dalam fungsi manajemen organisasi atau perusahaan; dan membentuk corporate image, artinya peran public relations berupaya menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya (Ruslan, 2005).
Tony Grenner (Sitorus, dkk., 2019) dalam bukunya Kiat Sukses Public Relation dalam pembentukan citranya dalam suatu organisasi diperuntukkan : menciptakan reputasi bagi perusahaan-perusahaan dan organisasi-organisasinya; menciptakan reputasi para individual sebagai ahli di bidang yang dipilihnya; meningkatkan kesadaran terhadap produk dan layanan serta pada organisasi yang mengadakan mereka; mempertinggi nama baik dari suatu; menyelenggarakan kampanye untuk mencapai tujuan tertentu.
Secara garis besar aktivitas public relations dalam suatu perusahaan antara lain : pertama, sebagai communicator. PR harus mampu sebagai pembicara baik langsung maupun tak langsung apakah melalu lisan dan tulisan. Selain itu juga bertindak sebagai mediator. Komunikasi manajemen yang dalam prakteknya bersifat tiga dimensi yaitu komunikasi vertikal, horizontal dan eksternal. Kedua, back up management (dukungan dari management)
PR dapat melaksanakan program-program atau aktivitas yang penunjang lainnya seperti
bagian promosi, pemasaran, operasional dan personalia guna mencapai tujuan bersama dalam
satu kerangka tujuan pokok perusahaan. Ketiga, image maker (menciptakan citra)
Menciptakan citra yang positif yang merupakan prestasi, reputasi sekaligus menjadi
tujuan utama bagi aktivitas public relationss di dalam melaksanakan manajemen kehumasan
pada suatu lembaga dan produk yang diwakilinya (Rosady, 1999).
Rencana Strategi Public Relations
Menurut mith (2002) dalam bukunya Strategic Planning for Public Relations, menjelaskan tahap rencana strategi tersebut yang disebut dengan ROPE (Research, Objectives, Programming, Evaluation) atau formula RACE (Research, Action, Communication, Evaluation). Dalam bukunya tersebut Ronald D. Smith menjelaskan 4 fase public relations strategic.
Fase pertama : formative reasearch phase. Fase pertama dalam proses perencanaan strategis menurut Smith adalah riset formatif atau riset strategis adalah kegiatan pendahuluan yang dilakukan untuk mendapatkan informasi dan menganalisa situasi yang dihadapi (Smith, 2005). Dalam fase ini terdapat tiga tahap yakni analisis situasi, analisis organisasi, dan analisis publik.
Fase kedua: strategy phase. Strategi merupakan jantungnya perencanaan public relations maupun komunikasi pemasaran dan bidang lainnya yang berkaitan. Strategi adalah keseluruhan rencana organisasi, meliputi apa yang ingin dicapai dan bagaimana cara mencapainya. Strategi memiliki dua fokus yakni aksi yang dilakukan organisasi dan isi pesan. Strategi memiliki tiga tahap, yakni menetapkan tujuan dan sasaran, memformulasikan aksi dan strategi respon, kemudian menggunakan komunikasi efektif. Tujuan merupakan pernyataan tentang suatu isu dan gambaran bagaimana mencapai harapan yang diinginkan. Tujuan komunikasi dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori, yakni reputation management goal, yang berhubungan dengan identitas dan persepsi organisasi, relationship management goal yang berkaitan dengan hubungan organisasi dengan para publiknya dan task management goal yang berhubungan dengan cara melakukan sesuatu tugas (Smith, 2005).
Fase ketiga : tactic phase. Fase ini terdiri dari pemilihan taktik komunikasi yang akan digunakan dan melakukan implementasi rencana strategis yang sudah disusun. Taktik komunikasi yang digunakan dalam perencanaan komunikasi pemasaran ini adalah perpaduan antara kegiatan public relations dan komunikasi pemasaran yang lazim disebut communication. Ada empat kategori taktik komunikasi yang dapat digunakan yaitu komunikasi interpersonal, organisasi media, news media, advertising dan promotional media. Setelah taktik komunikasi direncanakan, maka selanjutnya dapat melakukan implementasi strategic plan yang telah ditentukan (Smith, 2005).
Fase keempat : evaluative research phase. Dalam perencanaan komunikasi dimulai dengan riset dan diakhiri dengan riset pula. Riset yang dilakukan pada fase terakhir adalah untuk mengetahui efektivitas berbagai taktik komunikasi yang digunakan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditentukan. Pada langkah terakhir ini, mengindikasikan metode untuk pengukuran efektifitas dari setiap taktik komunikasi dengan melakukan suatu pertemuan untuk membahas seberapa jauh tujuan organisasi dapat tercapai (Smith, 2005).
Semoga !!!
